Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode
tertentu, sebelum mengolah data maka diadakan pengumpulan data untuk mencari
data yang diperlukan agar suatu system inpormasi yang dihasilkan nanti tepat
dan tidak mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan proses dari awal hingga
akhir dan sampai pada inpormasi yang utuh, dalam proses itu perlu diperhatikan
unsur pengolahan data dan juga besar kapasitas informasi yang akan
diperoleh.
Dalam pengolahan data itu bisa unsur-unsur itu di lakukan
secara keseluruhan atau diambil dan dipakai sebagian, ada juga metode-metode
yang di gunakan di dalamnya, baik itu dalam organisasi atau perusahaan.tentu
masing-masing metode mempunyai kelemahan dan kekurangan.
A. Pengertian Pengelolaan Data
Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang
direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada
kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang
telah direncanakan bersama atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu
melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan
didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu
mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut semua
data-data yang ada dapat diproses dan di jadikan sebuah informasi.
B. Unsur-Unsur Pengelolaan Data
Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan
atau sebagian dari unsure-unsur pengelolaan data berikut:
1. Pengumpulan Data (Data Capturing)
Pengelolaan data merupakan aktifitas
penangkapan data dari dalam dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembaran
isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung. Tentang
dokumen diisi dan dirancang dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir
kesalahan data.
2. Pembacaan (Reading)
Pembacaan data adalah proses
pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakakn agar dapat diproses lebih
lanjut. Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual atau dengan
menggunakan alat bantu berupa mesin.
3. Pemeriksaan (Verifying)
Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini
bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data yang di baca dari dokumen dasar.
4. Perekaman (Recording)
Perekaman data merupakan proses
penyimpanan data yang di bacakan dan diferifikasikan kedalam alat penyimpanan
berupa memori penyimpanan. Dalam system computer dapat di simpan data dimemori
sekunder berupa disk, hard-disk dan lainnya.
5. Penggolongan (Classifying)
Penggolongan informasi perlu
dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.
6. Pengurutan (sorting)
Sorting selalu digunakan dalam
pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan agar informasi yang di hasilkan
dapat dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.
7. Peringkasan (Sumarizing)
Peringkasan data dimaksut sebagai
operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang sama atau berulang dari
sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam memory.
8. Pehitungan (Calculating)
Perhitungan merupakan proses
pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi aritmatika.
9. Perbandingan (Comparing)
Data-data dalam basis sumber
data-data yang ada perlu dibandingakan dengan data-data yang lain untuk
mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.
10. Pemindahan (Transmitting)
Dalam suatu system jaringan computer
perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke terminal lain melalui media
tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.
11. Penampilan Kembali (Retrieving)
Pada prinsipnya informasi yang ada
merupan penampilan hasil kembali dari data-data yang telah disimpan disuatu
tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan data-data
itu dapat ditampilkan dengan cepat.
12. Penggandaan (Reproductiont)
Penyajian informaasi, khususnya dalam
bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke
seluruh pemakai, dengan tujuan agar infomasi itu tidak hilang.
13. Penyebarluasan (Distribution)
Distribusi informasi dapat
dilakukan melalui media komunikasi data atau dikirim dalam bentuk
hardcopy kepada setiap pemakai dalam setiap daftar tebusan
laporan.
C.
Metode Pengolahan Data
Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data
yaitu:
1. Metode Manual
Dalam metode ini semua proses
pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu yang
sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja dan lain-lain.
2. Metode Elektromaknetik
Dalam metode ini pengolahan data
dikerjakan secara manual dan dibantu mesin elektronik sederhana. Contoh seorang
kariyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin cetak kolom.
3. Metode System Waarkat
Dalam system ini pengolahan data
dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja system ini adalah data-data
mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang.
Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data objek yang sama digabung
untuk membentuk suatu berkas file.
4. Metode Elektronik Komputer
Dalam metode ini keseluruhan proses
data diolah dan dibantu dengan menggunakan alat yang makin tahun makain
bertambah canggih yaitu computer. Semua data di input dan diolah berdasarkan
kebutuhan yang diperoleh dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data
itu dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat.
D.
Bentuk Pengolahan Data Dalam Sturktur Organisasi
Sistem impor masi dalam suatu organisasi dapat dibedakan
menjadi tiga bagian ,yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu
saja dalam sitiap betuk system itu mempunyai kelebihan dan kekurangan antara
yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat
untuk mengolah suatu data perlu dipertimbangkan dan dipilih agar suatu
informasi yang dihasilkan efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang
melaksanakanya.
1. Sentraliasasi
Pengolahan data sentralisasu adalah
suatu pengolahan data yang dilakukan oleh suatu bagian yang terpisah dalam
struktur organisasi yaitu bagian pengolahan data elektronik dan dibawak kendali
pimpinan pusat.
2. Desentralisasi
Pengolahan data desentralisasi adalah
pengolahan data dilakukan oleh bidang –bidang organisasi yang bersifat
fungsional otonomi. Fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonomi adalah
akutansi, keuwangan, personalia, rised dan pengembangan.
3. Distsribusi
Dalam system pengolahan data
distribusi data-data disebarkan kebagian-bagian, kemudian bagian itu
dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks dan di awasi oleh bagian yang
mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.
Referensi:
[1]
Edhy Sutanta, System Imformasi Manajemen, (Yokyakarrta: Graha Ilmu, 2003) hal 24
[2]
Edhy Sutanta,Ibit, hal 25
[3]
Edhy Sutanta,0p citt, hal 29
[4]
Http/ Pengolhan data system inpormasi manajemen. com
Sumber :
