Teknik Penanganan Data
Cara penanganan dan pemeliharaan
dokumen administrasi kepegawaian beserta peraturan pemeliharaan dokumen
administrasi kepegawaian.
A.Cara Penanganan Dokumen
Adminsitrasi Kepegawaian
Penanganan
dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :
1.
Menghimpun : Merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih
belum di klasifikasikan penghimpunannya.
2. Mencatat
: Merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen
yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah
: Merupakan kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan
maksud yang lebih bermanfaat.
4.
Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu
sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
5. Mengirim
: Kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan
perantara.
6. Menyimpan
: Kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan
agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat
jika diperlukan.
B. Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
1.
Data Fisik
Penyimpanan
dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa
kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini
biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang
telah ditentukan dan diberi label tertentu.
2. DataDigital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
C. Peraturan cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian
1. Biasakan
menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.
2. Aturlah
letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai
masalahnya.
3. Jangan
gunakan dokumen ada ditempat aman.
4. Pastikan
dokumen ada ditempat aman.
5. Jauhkan
dari air, minyak dan panas matahari.
6. Taburkan
kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalamrak/lemari.
7. Bolak
balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak
lembab/lengket.
8. Hindari
sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen.
9. Bila
terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi
penanda ditempatnya.
10. Dokumen dibuat
dalam bentuk digital agar salinannya juga aman dengan menggunakan scanner.
Sumber :
https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhIysYUenpHodDpMT5IiOlUv5yZFawjcAqv-AV-_HNOivlKV6D2RfEVHcAKazKkspGiKbm_CZ7bYPZ8ljjPGAzY3KdjWVsU3tkxnz_qRPpTgu2R3hhl1T0r2ozkejTLhtpA-f1V4Ksk/s1600/Data+Guru.bmp
